Систематизация рабочих каталогов

[Svetlaychokkk]

Здравствуйте!
Помогите, пожалуйста, никак не могу решить, как систематизировать рабочую библиотеку.
Дело в том, что у меня очень много разнообразных каталогов, я работаю дизайнером интерьера и каждый салон мебели, в который я захожу, считает своим долгом снабдить меня еще несколькими. Все они в работе используются (правда, только в тех редких случаях, когда я все-таки нахожу нужный в своем бардаке).
В общем, дано: 2 больших книжных шкафа каталогов, от каждого производителя один, иногда 2-3, не повторяющихся. Всо они разных форматов, от почти А3 до меньше А5, что очень неудобно. Большая часть не толще тетради, поэтому на корешке не подпишешь и хранить их как стоя, так и лежа не особо удобно - один вынимаешь, все падают.
Систематизировать по видам мебели (типа, стулья на одной полке, столы на другой) не получится - в большинстве каталогов целые коллекции, столы, стулья, шкафы и тд. Пробовала по стилям делить, но некоторые печатают несколько коллекций разных стилей в одном журнале, другие настолько индивидуальны, что не знаешь, к какому стилю их отнести.
Сейчас у меня разделение такое - 1)мебель, 2)отделочные материалы (обои, плитка), 3)все остальное (двери, окна и тд). В каждой категории материала накопилось много и нужна систематизация.
Я в полной растерянности и не знаю, что делать

[Мисс Вомбат]

А если индексирование применить? И по папкам...

[Ниа]

Svetlaychokkk, во первых, необходимо просто разобрать все, что есть. Не может быть, что ты с одинаковой частотой используешь все два больших книжных шкафа (особенно с несистематизированным содержимым).
Проанализируй ход своих мыслей при поиске нужного каталога. На что ты ориентируешься в первую очередь? Что является определяющим? Ценовая категория, стиль, страна- производитель... Понятно, что важно и то, и другое, и третье, но какая-то иерархия должна быть. От нее и пляши.
На основании этого придумываешь категории, к ним ключевые слова.
Каждый новый каталог просматриваешь, на листочке кратко, только ключевыми словами, описываешь его содержимое (к примеру,
люкс,
Италия
модерн, барокко,
стулья, диваны).
Сами каталоги формата А4, А5 и их описания раскладываешь по прозрачным файлам в большие вертикальные папки согласно иерархии, папки подписываешь. Если сомневаешься, к какой категории отнести, ориентируйся на на наиболее удачную коллекцию. Если все нравится, дублируй каталог.
Порядок файлов - либо по алфавиту производителя, либо по частоте использования (по мне второй вариант предпочтительнее). В идеале на первой странице - перечисление каталогов в папке, чтобы не листать все подряд, в голове такой объем информации удержать трудно. Обязательно пользуйся разделителями и цветными стикерами.
В принципе, все зависит от того, насколько глобально ты хочешь подойти к этому вопросу. Вариантов - масса.

[Svetlaychokkk]

А если индексирование применить? И по папкам...

Не поняла, как это сделать? По-моему, индексирование можно применить к электронным каталогам, не представляю, как это сделать с бумажными. Я для электронных второй день использую yandex desktop, пока не поняла, удобно ли это.

[Svetlaychokkk]

Ниа, спасибо, подумаю, как можно осуществить твой вариант

[Мисс Вомбат]

Svetlaychokkk

Ты писала:

дано: 2 больших книжных шкафа каталогов, от каждого производителя один, иногда 2-3, не повторяющихся. Всо они разных форматов, от почти А3 до меньше А5, что очень неудобно. Большая часть не толще тетради, поэтому на корешке не подпишешь и хранить их как стоя, так и лежа не особо удобно - один вынимаешь, все падают.
Систематизировать по видам мебели (типа, стулья на одной полке, столы на другой) не получится - в большинстве каталогов целые коллекции, столы, стулья, шкафы и тд. Пробовала по стилям делить, но некоторые печатают несколько коллекций разных стилей в одном журнале, другие настолько индивидуальны, что не знаешь, к какому стилю их отнести.

В каждой категории материала накопилось много и нужна систематизация.

Варианты решения

В условиях задачи можно выделить две проблемы:

1. Разные форматы каталогов (нельзя систематизировать по формату, физически неудобно хранить)
2. Разное содержание каталогов (в одном каталоге могут быть разные товарные группы, в разных стилях, ценовых категориях, разных стран-производителей и т.д.)

Выбор решения зависит от выбора приоритета проблемы.

Вариант № 1

Приоритет: по формату

(Для выполнения работы необходимы ценники (яркие липкие наклейки), картон, ножницы, линейка, карандаш, ластик, водостойкий фломастер или ручка, Excel)

1. Аккуратно расставляем в шкафы только те каталоги, которые могут поместиться.
2. Находим место для крупногабаритных, которые не могут поместиться на полках, отдельно, например, в ящиках, коробках и т.д.
3. После того, как всё аккуратно расставили, наклеиваем ценники на каждый каталог/рекламный листок, в том числе и на крупногабаритные, подписываем порядковый номер на каждом каталоге: 0001; 0002; 0003 и т.д.
4. Из картона вырезаем разделители, которые можно подписать, например: 0001 – 0100; 0101 – 0200 и т.д.
5. В программе Excel (проще всего) создаём шаблон таблицы с категориями.
6. Вводим в таблицу по порядковым номерам информацию о каждом каталоге.
7. Копируем на дополнительный носитель (флешка, диск) и храним запасной вариант отдельно, не только в компьютере.

Как пользоваться

Для того, чтоб найти нужную информацию, необходимо поставить фильтры в электронной таблице и выбрать каталог из шкафа согласно порядкового номера.

Преимущества: Малозатратно по финансам и по времени.

Недостатки: Не очень аккуратно смотряться разные каталоги, когда они хранятся не в папках.

Вариант № 2

Приоритет: по теме

(Для выполнения работы необходимы папки-регистраторы, ценники (яркие липкие наклейки), ножницы, линейка, карандаш, ластик, бумага, дырокол или файлы, разъединитель скоб, Excel, Word)

1. Создаём в программе Excel шаблон таблицы с категориями.
2. В каждой категории выделяем разные виды и присваиваем им название и условный код, например: экономический – ЭП (экономическая категория премиум), год – 07 (2007), страна производитель – It (Италия), товарная группа – (столы) 23, стиль – М (модерн) и т.д. (Пример кода: ЭП.07.It .23.М)
3. Составляем справочник кодов.
4. Разъединяем на отдельные листы те каталоги, в которых представлены различные товарные группы, страны, стили.
5. Сортируем по категориям, размещаем в папках – либо с помощью дырокола, либо разложив по файлам.
6. Нумеруем каждый листок/файл.
7. Создаём таблицу, содержание папки. Размещаем таблицу первой в каждой папке.
8. Кодируем папки. Набираем коды в Word, выбираем соответствующий размер шрифта, меряем линейкой картонный вкладыш из боковой части папки, чтоб вырезать из бумаги с кодом такой, который можно будет поместить в боковое отделение.
9. Заполняем в каждой папке таблицу-содержание.
10. Создаём справочник-таблицу, в которой перечислены все папки.
11. Расставляем папки.
12. Копируем на дополнительный носитель (флешка, диск) и храним запасной вариант данных не только в компьютере.

Как пользоваться

Для того, чтоб найти нужную информацию, необходимо посмотреть расшифровку кода в справочнике, найти соответствующие папки и в папах – каталоги/файлы.

Преимущества:Папки смотрятся аккуратно.
Недостатки:Трудоёмко, затратно по финансам и времени. Многие каталоги нужно разъединить на отдельные листы (трудозатратно, могут быть проблемы когда с одной стороны листа – стол, а с другой – стул. Тогда кодировку варьировать нужно). Крупногабаритные всё равно в папки не поместятся.

[Мисс Вомбат]

Если есть вопросы - постараюсь ответить. Написала схематично, но, надеюсь, теперь суть понятна? Нужны возможные варианты шаблонов таблиц в эксэле?
Как по мне, так первый вариант предпочтительнее. Быстрее наведёшь порядок, а время - бесценный ресурс и тратить жизнь на сортировку каталогов...
Но, если хочешь повозиться (если перфекционизм рулит ), то можно и второй вариант применить...

[Ниа]

Согласна с мисс Вомбат, наилучший вариант - создание электронного каталога. Единственное, что я бы порекомендовала Access. В этом случае облегчается поиск по категориям, да и работать гораздо удобнее, все-таки Exel не предназначен для работы с базами данных.
Только я сомневаюсь, что люди творческой профессии будут со всем этим заморачиваться. (моя сестренка отказалась).

[Svetlaychokkk]

Если есть вопросы - постараюсь ответить. Нужны возможные варианты шаблонов таблиц в эксэле?
Как по мне, так первый вариант предпочтительнее. Быстрее наведёшь порядок, а время - бесценный ресурс и тратить жизнь на сортировку каталогов...
Но, если хочешь повозиться (если перфекционизм рулит ), то можно и второй вариант применить...

Спасибо, пока читала, было все понятно, начну на днях разгребать, вопросы наверняка возникнут. По поводу шаблонов - если не трудно, было бы очень здорово, я сто лет эксэль не открывала, нужно все вспоминать, как там работает Хотя, вроде, там не сложно.
На всякий случай мой е-мэйл svetlana-levina@yandex.ru

[Svetlaychokkk]

Единственное, что я бы порекомендовала Access.
Только я сомневаюсь, что люди творческой профессии будут со всем этим заморачиваться. (моя сестренка отказалась).

Не сомневайтесь
Уж чего-чего, а усидчивости и систематизации моя работа требует очень много. Иначе невозможно сделать комплект чертежей и спецификаций так, чтобы строители приходили на объект и выполняли свою работу, а не фантазировали Иногда я чувствую себя чертежником, а не дизайнером Кроме того, я надеюсь, что сделав все один раз, я избавлю себя от части рутинной работы очнеь надолго
Вот только с Access проблема - я ни разу в ней не работала и даже не представляю, насколько она сложна.

[Ниа]

Вот только с Access проблема - я ни разу в ней не работала и даже не представляю, насколько она сложна.

Она вообще не сложна. Весь пакет Offiсe сделан для ээээ новичков в компьютерах В общем, интуитивно понятен и есть подсказки. Создай базу данных по шаблону и сразу все станет ясно

По большому счету не суть важна, в чем ты работаешь, самое главное - это продуманный выбор категорий и ключевых слов, т.е. вот этот шаг

В каждой категории выделяем разные виды и присваиваем им название и условный код, например: экономический – ЭП (экономическая категория премиум), год – 07 (2007), страна производитель – It (Италия), товарная группа – (столы) 23, стиль – М (модерн) и т.д. (Пример кода: ЭП.07.It .23.М)

[Svetlaychokkk]

Весь пакет Offiсe сделан для ээээ новичков в компьютерах

О, не соглашусь))) Я помню, у меня мама полгода осваивала word Хотя это я уже отвлеклась от темы
Хотела прямо сейчас заглянуть в access и обнаружила, что у меня из пакета офисного только word, ecxel и outlook придется либо access скачать, либо весь office переустановить Ладно, в любом случае, сначала нужно с категориями разобраться.

[Ниа]

Да, я еще забыла написать...Не забудь учесть, каким образом ты каталогами пользоваться будешь - наверняка ты их клиентам показываешь, т.е. тебе нужно какое-то временное место хранения, где все каталоги по проекту хранятся.

[Svetlaychokkk]

Хорошая мысль

Начала разбирать потихоньку, посмотрим, сколько получится каталогов совсем уж неудобных форматов, может, отсканирую и выброшу их.
Чувствую, работы на месяц хватит

[Zaprudnova]

А я бы сделала все в электронном варианте в картинках...
Отсканировать все необходимые, нужные, действительно понравившиеся (удачная модель, наибольший спрос у клиентов...) каталоги. Или еще проще просто запросить теже каталоги в электронном виде у поставщиков (они же их с чего-то распечатывают - значит есть макет).
В названии картинки можно указать поставщика (можно и не указывать, если на картинке есть логотип) - это что бы потом можно было найти ктой-то этот замечательный стул продает...
И отсортировать по папкам несколько уровней:
1 уровень: это крупно обобщенные характеристики (Например: в принципе как у вас уже есть: отделка, мебель, фасады,...для сада...для улицы...гараж...стройка...ну как-то так (вам в своей специфике удобней разобраться )
2 уровень: более конкретная характеристика (Например: Мебель --->Стулья, Столы, Кухни, Гардеробные...и т.п.)
3 уровень: (можно сделать по необходимости): еще более конкретная характеризация (Столы --->Обеденные, офисные, компьютерные, на большое кол-во человек....)
И выкинуть всю эту мукулатуру!
Применение:
1. Одну и туже картинку вы можете скопировать не в один каталог (например если на картинке обеденная группа стол и стулья, можно кинуть и в "стулья" и в "столы" и в еще какую-нибудь...например так и называющуюся "обеденные группы")
2. Минус конечно, но надо будет создать каталог этих самых поставщиков, это можно сделать где угодно и в екселе и в аксесе и в аутлуке, вам же необходимо будет только знать название, контактные телефоны, ну может еще какая специфическая информация..

В моей работе это очень удобно, т.к. не надо перед клиентом искать кучу бумаг, легко и быстро можно все найти, с учетом того что очень много поставщиков и видов материалов наглядно представлено можно удовлетворить любой вкус клиента, ОЧЕНЬ УДОБНО показывать! У меня это закинуто на планшет и вуаля - я в любом месте готова к презентации... Кстати как показал опыт участия в выставках, электронный вариант гораздо удобнее и нагляднее. (ну если не считать оригинала ))