как классифицировать информацию?

[Сальма]

Требуются идеи У меня всегда систематизация идет со скрипом Дело в том что на работе я занимаюсь несколькими подразделениями работников: воспитатели(40 чел), специалисты, работающие в детском саду(8 чел), и психологи(5 чел). Соответственно каждый из них сдает отчет и прочии документы. Как классифицировать? На каждую категорию свою папку? Или отдельную на отчетыы, отдельную на текущую документацию? И еще очень много всякой текущей информации. Даже не знаю с какого бока подступиться?

[Alivita]

Или отдельную на отчетыы, отдельную на текущую документацию?

Сальма, я бы так сделала. А из текущей информации вся нужная? Сначала надо отбросить то, что не надо совсем, а только кажется важным. Потом остатки поделить на то, что нужно сейчас, и то, что может понадобиться в будущем. Вот и вариант системы.

[Сальма]

Alivita, спасибо. Да можно так поделить, но стоит все-таки дробить по подразделениям или нет? Т.е. текущая информация по всей работе и отчетная информация по всей работе или все это еще делить на воспитателей специалистов и психологов?

[Alivita]

Сальма, поделить! Если уж не на каждого человека свою папку, то хотя бы по категориям, в смысле подразделениям. Не знаешь, как правильно или как удобнее, сделай как получится, а потом по ходу дела определишься и исправишь.

[Сальма]

Ладно буду пробовать Наверное информации и работы у меня больше чем я могу переварить

[Alivita]

Сальма, ты давно работаешь?

[МаринаА]

Сальма, Ты работаешь отдельно с каждым садиком или проводишь работу с определенными специалистами по темам?

[Umka]

Сальма! Привет!
Несколько вопросиков:
- а кто является основным пользователем этой документации;
- какие цели/задачи стоят перед пользователем этой докуметации?
Я бы снаяала сделала классификацию пользователей и классификацию целей/задач, в решении которых используются эти документы. Объединять и делить надо в зависимости от сходства/разницы в технологии выполнения задач.
Не знаю, в чем заключается твоя работа, но наобум приведу пример.
Пусть психологи мне сдают заключения о психологическом развитии детей. Какие-нибудь там медработники сдают справки о физическом здоровье детей. А я предоставляю информацию по запросам родителей о детях. Т.о. я бы классифицировала информацию по садикам, садовским группам, детям.
ИЛи я готовлю отчеты по расходу денежных средств для бухгалтерии, по отработанному времени для отдела кадров, по проведенным тематическим мероприятиям в какое-нибудь РАНО (помню из детства ), тогда ото всех сотрудников, не взирая на их должности я классифицирую информацию на финансовую, кадровую, социальную. А уже вторым уровнем я сделаю классификацию по оргструктуре. И когда мне нужно будет сделат какой-нибудь отчет, я просто возьму одну папку, а не буду собирать из разных

[Сальма]

МаринаА, это все одно учреждение, но дети у нас необычные поэтому много всяких специалистов

[Сальма]

Umka, основной пользователь я. С целями и задачами труднее. Надо чтобы в любой момент было легко найти любую бумажку. С отчетами и прочей цикличной информацией я более менее разбирусь. НО есть еще всякие бумажки которые сейчас не нужны, но точно могут понадобиться. Как классифицировать их?

[Umka]

Сальма! Привет!
Мое предпочтение сортировать по направлениям деятельности. Я во многих компаниях ставила документооборот и подход по направляениям себя оправдывает. Хорошая классификация всегда многомерная. Если верхний уровень по направлениям деятельности, то нижние могут быть по срочности хранения, по тематическим группам/проектам, по частоте обращения и т.п. и т.д. Главное, этот классификатор нужно иметь под рукой, пока не привыкнешь им пользоваться. Я постараюсь в домашнем архиве найти классификатор, который делала давно, когда еще работала помощником директора и отвечала за делопроизводство, и скину тебе его по личке.

[Сальма]

Umka, я была бы очень благодарна тебе

[Taraxacum]

Umka, И я буду очень благодарна за классификатор. Работаю бухгалтером, куча мелких клиетов, с другой стороны очень много однотипных документов. Плюс такой момент, часто бывает необходимо ехать в конкретное место по делам нескольких клиентов.
В принципе, у меня более менее выстроена система документооборота, обработки и хранения информации, но, думаю, это далеко от совершенства, а главное профессионализма.

Хорошая классификация всегда многомерная. Если верхний уровень по направлениям деятельности, то нижние могут быть по срочности хранения, по тематическим группам/проектам, по частоте обращения и т.п. и т.д. Главное, этот классификатор нужно иметь под рукой, пока не привыкнешь им пользоваться.

А про это где можно почитать?

[Sunflower]

Девочки, я недавно купила книгу "Принцип пирамиды Минто. Золотые правила мышления, делового письма и устных выступлений". Она как раз учит правильно работать с информацией.

А на сайте издательства наткнулась на информацию о Mind Map - интеллектуальных картах. Я услышала об этом впервые. Источник здесь.

Автор описывает, как интеллектуальные карты помогают конспектировать книги, упорядочить полученные из них знания. Думаю, что эти карты можно применять в любой области, а ученикам и студентам они станут особенно полезны.

[tatiagor]

Сальма! Привет!
Мое предпочтение сортировать по направлениям деятельности. Я во многих компаниях ставила документооборот и подход по направляениям себя оправдывает. Хорошая классификация всегда многомерная. Если верхний уровень по направлениям деятельности, то нижние могут быть по срочности хранения, по тематическим группам/проектам, по частоте обращения и т.п. и т.д. Главное, этот классификатор нужно иметь под рукой, пока не привыкнешь им пользоваться. Я постараюсь в домашнем архиве найти классификатор, который делала давно, когда еще работала помощником директора и отвечала за делопроизводство, и скину тебе его по личке.

Привет всем! И я хочу такую классификацию. Тоже работаю в педагогической системе, хотелось бы навести порядок (желательно идеальный ) в документации. Umka, не могли бы Вы познакомить нас всех со своей классификацией. Будем очень благодарны.
Сальма, у нас на работе каждый педагог имеет свое портфолио по педагогической деятельности + отдельные отчетные папки.