Дорогая Флайледи!

Я до нервного тика ненавижу заниматься бумагами и как результат, у меня груда неразобранных бумаг, которая маячит перед носом каждый раз, когда я нахожусь в своём кабинете дома. Где я могу почитать о том, как должны храниться различные типы документов? И надо ли вообще что-то хранить? Ах, если бы была возможность всё порвать на мелкие кусочки! 

Заранее благодарю за помощь с моей Бумажной Проблемой

Дорогая подруга!

Бумаги -- это большая проблема для каждого. Причина проста -- мы боимся. Но стоит отпустить свои страхи и приходит понимание, что не так уж и много бумаг стоит хранить.

Есть несколько факторов, которые следует учитывать.

1. Ты предприниматель и имеешь право на вычет налога на недвижимость из налога на доходы?

2. Ты пользуешься правом на социальный налоговый вычет на медицинское лечение?

3. Твой основной офис  -- это твой дом?

Причина, по которой я это спрашиваю проста: любой документ, касаемый твоего бизнеса должен быть сохранён. Тем более, если это касается налоговых вычетов и льгот. Проверь на сайте налоговой службы, как долго ты должна хранить документы, подтверждающие доходы и расходы. Прежде всего, тебе нужны эти документы для расчёта налогов. После того, как налоги рассчитаны и оплачены, документы можно подшить в арихвную папку и убрать на полку. Не забудь подписать год на папке, чтобы понимать, когда ты можешь смело избавиться от ненужных бумаг.

Позволь мне дать тебе совет, которым я пользуюсь уже не один год --  перестань хранить документы! Вот как я поступала с бумагами до тех пор, пока мой муж не взял на себя эту работу.

В начале каждого месяца я брала одну мультифору (пластиковый файл-папку для документов) и маркировала её --  год и месяц. По мере того, как я оплачивала счета и квитанции, делала крупные покупки, я ставила на них соответствующую отметку с датой оплаты и вкладывала в нужную папку-файл. В конце года, у меня было 12 папочек с оплаченными счетами. Теперь вспомните, когда вы в последний раз не могли найти нужную квитанцию или чек… Вспомнили? Теперь забудьте как страшный сон :) Для того, чтобы найти нужные документы, достаточно заглянуть в папку с документами. Только представь, сколько времени, нервов и сил ты себе сэкономишь!

Ещё одна хитрость касается чеков и квитанций, которые необходимо носить с собой или возить в машине. Возьми старый блокнот на спиральке, убери из него исписанные листы, а на заднюю обложку начинай прозрачным скотчем приклеивать квитанции вдоль спиральки. У тебя получится симпатичная книжица. Ещё можно хранить такие документы в конверте подходящего размера -- только выбирай конверты из плотной бумаги или пластика, чтобы они не протирались по швам.

Теперь я расскажу “страшилку” для нас, Хранителей Бумаг. Когда мой муж начал заниматься оплатой коммунальных услуг, он сразу после оплаты отправлял квитанции в камин. Я была в ужасе! Но потом я поняла, насколько так проще жить. Оплата коммунальных услуг никак не влияет на наш налог на доходы, хотя я и работаю из дома. Он был прав! Нам не важно, сколько мы в том или ином месяце заплатили за коммунальные услуги.

У тебя есть камин в доме? А может костище во дворе? Тебе можно разводить костёр где-то поблизости? Если ответ да, хотя бы на один из этих вопросов, у тебя есть чудесный способ избавиться от лишних бумаг. Превратить хлам в пепел воспоминаний, вместо беспокойства и чувства вины :) Чудесно, не правда ли?

Теперь, для того, чтобы избавиться от бумажного беспорядка  тебе понадобятся:

• Несколько коробок для бумаг и/или папок

• Маркеры или фломастеры

• Корзина для мусора с пакетом внутри

• Одна папка для важных документов

• Одна отдельная папка для неоплаченных счетов и квитанций

А начнём мы с трех коробок для бумаг. Нам нужно пространство для работы  -- расчищаем рабочий стол. Подпиши коробки “лево”, “право”и “центр”. Затем, убери всё с левой стороны стола, затем с правой и всё с центра в соответствующие коробки. Протри свой стол, чтобы он был красивым и чистым. А теперь начнём сортировку. Начнём с центральной коробки. Больше никаких бумажных свалок! Папки, фломастеры и коробки для нужных документов пододвигаем ближе, равно как и корзину для мусора. 

Сортируй бумаги по двум признакам: мусор и срок. Возьми стопку из груды и начинай сортировать каждую бумажку. Если это нужная оплаченная квитанция за последние три года, положи её в коробку или папку “Чеки, квитанции. Архив. 3 года”. Потом ты сможешь навести окончательный порядок в этой папке. Сейчас --  просто сортировка! Никакого перфекционизма! Работай быстро, но пятнадцатиминутками. Не забывай делать перерывы.

Ты и не заметишь, как в твоём домашнем офисе будет наведён порядок :)

ФлайЛеди

© перевод Алёнка Иванова

другие вопросы