Классификация и Хранение Документов

[Линна]

Где только не хранила документы: и в лотках, и в папках-скоросшивателях, в папках-разделителях типа чемоданчиков, старых портфелях, конвертах а 4 на кнопках, архивных толстенных пластиковых папках.
Делила на разные категории: на каждого члена семьи, банковские платежи, коммунальные, документы, медицина и т.д, договоры.
Хранила: в специальном комоде,потом на стеллаже. Поняла, что мне неудобно. Документы разные, цель их назначения - разная. Чтобы найти одну бумажку, приходилось рыться по разным папкам. Что мне удобно, ЛМ - не очень. Приходилось искать по нескольку раз и документы оказывались в неожиданных местах.Каждый раз пыль вытирать терпения не хватало. Последней каплей стало то, что мой приготовленный пакет документов оказался совсем уж в несуразном месте (нервы, беременность, нехватка времени, все делалось в последний момент) и я решила перестроить полностью систему хранения.
В итоге вся система хранения распределилась так, как сейчас мне удобно.
Мест хранения несколько.
Шкаф в гостиной. Пыли нет. Папки с файлами разной степени толщины А4 формата уместились на двух полках на уровне груди. Открыл, взял, поставил на место.
1я папка - Город 1. Все документы на квартиру 1, право собственности, план и т.д. и т.п. Пользуемся редко.
2я папка - Город 2. То же самое, но на квартиру 2.
3я папка - Коммунальные. Все договоры с комм.службами, письма, платежки 2 квартир. Файлы подписаны несмываемым маркером. Все четко, по местам. Достается 2 раза в месяц при оплате коммунальных, квартплат.
4я папка - Документы. Все документы с твердыми корочками. Аттестаты, дипломы, студ., воен.билеты, загранпаспорта и т.д. Каждый файл загнут сверху и закреплен край. Папка набухла, стоит ровно. Ничего не выпадает. Заглядываем редко.
5я папка - Закрытые договора. Стоит дальше всех.
6я папка - Разное. Платежки за старую квартиру, фотографии на документы разных лет, копии документов, справки ндфл, копии доков и т.д. Редко открываем.
7я папка - Газ. Договоры на газоснабжение, гарантийка котла, абон.книжка. Достается раз в год.
8я папка - Медицина. Мед.полисы, сертификаты прививок, снилсы, свидетельства о рождении, справки, копии анализов, эл.талоны записи к врачу, анализы частного мед.центра.
9я папка - Авто. Все, что связано с приобретением, продажей, уходом, страховкой машины, чеки, гарантийки и т.д.
10я папка - Автокредит - Картонная папка-уголок Автодилера с графиком платежей по автокредиту, договором. Редко смотрим, так как в календаре телефона стоят ежемесячные напоминалки.
11я папка - Гарантийки. Гарантийки, сертификаты, инструкции.
12я папка - КЖ - распечатанные календари с окошками на месяц, вырезки из газет, распечатки вдохновляющие, распечатки с форума, флайкнижки, меню, конверт для РФ,
1-2 фото детей. Заглядываю 2-3 раза в месяц.
13 я папка - Мое портфолио - грамоты, дипломы, благодарственные письма, сертификаты,фото общие, коллективные подписанные, распечатки методические, мои разработки, справки.
Большая полностью исписанная тетрадь А4 формата - старый финансовый КЖ за прошлый год, заглядываю очень часто. Смотрю цены прошлогодние на шк.товары, канцтовары, одежду, обувь, еду и прошлогодний план на год.
Тут же лежит пухлая визитница с дисконтными картами формата А7. Собираемся куда-либо - в спортивный магазин, детский, обувной, одежды сезонной, частный мед.центр, аптеку, строительный - открываем, достаем, потом уже кладем обратно. Ничего не теряется, все под рукой.
В комнатах детей соответственно их портфолио с грамотами, дипломами + конверт А4 формата со всеми фотографиями класса, д/с и т.д.
С собой носим паспорт, права, дебетовую карту, дисконтные карты бензозаправки, Магнита, канцтоваров и цума (на всякий случай). Комплект прижился, очень удобно. Только нужное - ничего лишнего.
Мой текущий финансовый кж - тетрадь обычная общая в черной клеенчатой обложке, любимый маленький ежедневник Greenwich Line цвета фуксии, ручка и телефон кочуют вместе со мной, заглядываю ежедневно.

[SaNata_S]

У меня обустроено так.
Всё критически важные документы: на собственность, машину, паспорта, дипломы и т.д. в отдельной сумке. Эта та сумка, которую выносим из дома в первую очередь, в критической ситуации. Ребёнок знает, если "потоп" , спасаем только эту сумку.

Так же есть отдельные вертикальные папки из икеи.
- медицина. В ней у каждого члена семьи своя папка с файлами.
- коммуналка и банки. Накапливаются чеки и платежи за год. Банковские договора.
- собственность и свидетельства. Тут только копии документов. Что бы не вынимать их из тревожного чемондачика. У каждого члена семь своя мини папка.

[Евгений]

разбила я эти документы по папкам-скоросшивателям по наименованию врачей. То бишь папка скажем эндокринолог, папка кардиолог, папка еще какая-то - смотря какие основные диагнозы и в какой отрасли медицины..скоросшиватели - последние документы по датам

Документы матери медицинские в прошлом году тоже рассортировал по "органам" Условно " брюшная полость" (там и выписки от врачей, и узи брюшной и тд), сердце, анализы разные крови и мочи, желудок (всякие фиброгастроскопии туда же...) и т д.. То, чего мало, в одну общую папку. Вернее, у меня не папки, а просто файлы отдельные.
Удобно.
Заодно при сортировке выявилось очень много дубликатов, копий, которые были выкинуты.

[Caterpillar]

Для личных документов выбрала папку на кнопочке с готовыми кармашккми под разные типовые документы. Теперь все в одном месте, в кармашке своего размера, очень удобно получилось. Попробую прикрепить фото.

[Бабье лето]

У меня вопрос про всевозможные чеки об оплате ЖКУ и от покупок из ОЗОНа и т.п в электронном виде? Бумажные хранила 3 года, а эти как и нужно ли их хранить?

[Кирикири]

всевозможные чеки об оплате ЖКУ

после того как в нашем водоканале услышала, что они у кого-то документы об оплате за 3 года попросили, стала банковские либо в папке на компе хранить, либо, если на работе платила , распечатывать.

[Евгений]

Бабье лето, я все чеки, что приходят на электронную почту, скидываю в одну папку "чеки". По итогу это как "мусорка" с чеками. Внутри пока не "прибираюсь", мне кажется это нереальным. Главное, что во Входящих и Корзине чистота и порядок.
В принципе, не вижу проблемы сразу при перемещении из входящих сортировать в разные папки, например "чеки жкх", "чеки озон" и "чеки разное"... Но я так делать не буду, у меня походу уже лимит на количество папок исчерпан.

[Аленка Иванова]

и от покупок из ОЗОНа

Если ты оплачивала покупки Озон он-лайн, то все чеки у тебя доступны в ЛК в соответствующем разделе.
Чеки при оплате в ПВЗ стоит хранить пока действует гарантия и / или возможен возврат.
Если переживаешь, что что-то может случиться с ЛК и у тебя не будет доступа к чекам, сохрани их на диске или по примеру Евгения скидывай их в отдельную папочку "Чеки Озон"

Про ЖКУ: срок исковой давности по оплате коммунальных услуг составляет 3 года, но не всегда можно верно определить начало этого трёхлетнего периода (не спрашивайте почему -- это вопросы к юристам), поэтому я Флаюшкам рекомендую хранить документы не менее 5 лет.
В том числе и чеки-квитанции из банков. Исключаем неполадки с банковскими приложениями и делаем себе копии.

Лучше перебдеть, чем недобдеть!