Классификация и Хранение Документов

[Пчелка Окси]

квитанции на оплату квартиры я храню в отдельном скоросшивателе, там же храню договор на ком обслуживание или на сделанные работы (отделка балкона, евроокна), копия "зеленки" на квартиру. По окончанию года квитанции вытаскиваю, вкладываю в новый файл, запечатываю скобами от степлера, вкладываю лист с указанием года и убираю в специальную коробку (архив). Всякие разные свидетельства, полисы и т.д. я храню в отдельной папке с файлами. Кредитные договоры и счета об оплате кредита храню каждый в отдельном файле, по истечению срока также убираю в коробку (архив).

[Leriiliya]

1)Квитанции оплаченные храню в папке портфеле но только за год когда год заканчивается я все квитанции складываю в соответствующий конверт формата а 5 и кладу в коробку (архив. Она полупрозрачая)
2)Квитанции к оплате лежат в КЖ в спец разделе
3)Документы на квартиру - отдельная папка
4)Личные документы - коробка небольшого формата (там все личные документы но в отдельных файликах
5)Инструкции к бытовой технике - коробка такого же размера как архив и то же полупрозрачная. На каждую технику свой пакетик документов в файлике и подписан.
6)Медицинские документы (включая договора со стоматологами и полисами) -отдельная папка в ней файлики по видам документов
7)Договора на интернет и ТВ - еще одна отдельная папка
Все эти папки коробки стоят на стеллаже в легком доступе. Все легко можно найти. Все папки подписаны.

[Танечка NEW]

Девочки, а я вчера столкнулась с одной интересной вещью. Может кому то мой опыт позволит избежать моих ошибок да и лишних трат тоже.
Поясню немного. Работаю в отделе кадров - т.е. комп, ксерокс, сканер и т.п. всегда под боком.
Вчера пошла сдавать паспорт на обмен. 45 исполнилось 6 марта, времени уже нет. паспортный стол работает до 19-30 во вторник и четверг, но в четверг там полно народа т.к. они обслуживают в этот день иностранцев.
Итак! Вторник. Отстаиваю очередь, подаю документы, и .... просят копию свидетельства о браке.
Поехала домой, взяла свидетельство, а копии то нет. Оббежала все 2ксерокопии в городе", но увы........Все работаю до 18-00, все закрыто.
Покупаю шоколадку в надежде уговорить даму в паспортном столе сделать ксерокопию.
Опять отстаиваю очередь. Захожу, лбъясняю, что НЕТУ.
Получаю совет сбегать в соседний магазин, там копия до 19-00. (А на чесах уже 18-40).
Бугу! Делаю! Сдаю! Отдаю тетке шоколадку, все таки с пониманием отнеслась и приняла документы "под занавес".
А вот если бы дома вместе с подлинниками документов хранилась еще и пара копий, то такой хрени бы не произошло!
Вот решила все документы откопировать и рассовать по файликам.

[venesia]

У меня просто все документы отсканированы и принтер всегда работает, не нужно хранить кучу бумаги, которая может и не понадобиться, и копии сделать можно в любой момент и в любом количестве.

[anasteysha]

Я 2 раза в год ношу документы на перерасчет детского пособия, одни и те же ксерокопии.
Поэтому для документов у меня заведен большой скоросшиватель и по файлам лежит паспорт, код, трудовая, свидетельство о рождении ЛД, ее код - все с копиями по 5 экземпляров.
Здесь же лежат договора на все коммунальные услуги, документы на инд отопление, аттестаты, мед книжки, гарантийки. Все в одном месте - для меня очень удобно.

[Talismanka]

А у меня теперь нет квитанций за коммуналку!!! УРА!!! Плачу через сбербанк онлайн, уже почти год. Там все можно распечатать потом, если понадобится. А все остальные документы в обычных папках с кольцами, в файлах. Наши с мужем в зеленой, дочкины в красной. Решила, что все дочкины документы, справки от врачей, анализы и т.д. буду хранить в красном цвете (папочки тоненькие, папочки на кнопочках пластиковые, и одна на кольцах большая папка). Муж уже привык, очень удобно.

[Танечка NEW]

У меня просто все документы отсканированы и принтер всегда работает, не нужно хранить кучу бумаги, которая может и не понадобиться, и копии сделать можно в любой момент и в любом количестве.

Мне этот вариант не подходит. Принтер конечно, дома есть. Он же сканер и ксерокс, но.....Стол компьютерный продали за ненадобностью. (Вместе с компом). Ноутбуку стол не нужен. Поэтому принтер стоит на шкафу уже несколько лет!
А на работе техники полно, всегда можно нужное распечатать. Тут весь вопрос в том, что "ЧАС ИКС", когда это все затребовалось, наступил вечером, когда и с работы пришла и все ксерокопии закрылись1

[Аленка Иванова]

Документы на дом и личные документы в отдельной папке с файлами. К каждому документу есть 1-2 копии + там же лежат копии паспортов.
Документы по коммуналке в отдельной папке с разделителями - это и договоры, и акты, и счета, и распечатанные подтверждения оплаты (пусть лучше у меня все документы, подтверждающие оплату, будут здесь и сейчас, чем я буду потом бегать в поисках принтера/интернета)

[Shi-chi-sho]

У меня просто все документы отсканированы и принтер всегда работает, не нужно хранить кучу бумаги, которая может и не понадобиться, и копии сделать можно в любой момент и в любом количестве.

Аналогично. Сканирую или фотографирую на телефон, особенно это касается документов по оплате коммунальных услуг и подобных чеков. Потом переписываю на компьютер на спец флешечку по годам. Коммунальные дополнительно в оригиналах храню до очередной аудиторской проверки в ТСЖ. В коробке, не упорядочиваю, они как-то сами ложатся по порядку.
Паспорт, свидетельства, полис, договоры, номера счетов, адреса родственников - фото держу на телефоне в отдельной папочке, на случай если номер понадобится или др., т.к. не всегда документы с собой.
И вообще все стала в телефоне держать. Последний раз зафоткала магазинные скидочные карты (не накопительные), чтобы не носить эту тяжесть в сумке. Очень стало удобно, а то вечно какую-нибудь забывала.

[minicat]

Уже давно завела несколько пластиковых прозрачных конвертов на кнопке А4 для документов. В уголке на каждый приклеила корешок по типам документов, все конверты "стоят" в вертикальном накопителе для бумаг, уголками-корешками вверх, чтоб можно было сразу найти нужный конверт:
1. Документы по квартире (все документы по квартире)
2. Автомобиль (все документы на машину, мед. карта и пр.)
3. Медицинские документы (полис, результаты анализа и т.п.)
4. Ежемесячные платежи (квитанции по кварплате, интернету)
5. Личные документы (паспорта, свидетельства, дипломы)
6. Бытовая техника (гарантийные документы)
7. Раздел имущества (судебные документы после развода)
8. Банковские документы (все данные по картам, банковские договоры и пр.)

[lalalay]

А я квитанции, которые скорее всего не понадобятся, но которые надо хранить несколько лет (напрмер, по квартплате) зашиваю на швейной машинке;) в файлах прозрачных по годам, так они лишний раз не вываливаются и перемешиваются и скрепки/кнопки не мешаются.

[Шпилькина]

я, наконец, докупила недостающие разноцветные регистраторы и до конца разобрала документы.
теперь у меня одна папака с прозрачными файлами для коммунальных услуг. отдельный файл под каждый вид. здесь же гаишные штрафы.
отдельный регистратор - налоги, по годам разложила. нам актуально хранить очень долго, т.к. в налоговой ЛМчика страшный бардак, и они одно и то же за последние много лет постоянно пытаются взыскать раза по четыре.
а ещё завела под здоровье, имущество и инструкции к технике.
теперь красота!

[Ирина Шабунина]

Разбирала ящик с документами. В этом же ящике хранятся фотоальбомы, пакет с документами на технику, портфель для документов с основными документами в разных папках, папка с цветной бумагой и разными заготовками для детского творчества, коробка с аптечкой, упаковачная бумага для подарков к НГ. Вытащила я все добро на свет. Часть устаревших документов выкинула. Остальное сложила аккуратно. У меня в портфеле документы в пластиковых папках с файлами. Отдельно папка с коммунальными платежами, в каждом файле свой вид платежей. Папка с документами по кредитам. Папка с ксерокопиями. Начала все это укладывать в ящик... и у меня обратно все не влезло. Ну вот как так?

[fatima-nata]

У меня документы разобраны по тематическим папкам.
Серая- финансы
Зеленая - путешествия(загранпаспорта)
Красная- документы ребенка и выписки от врачей.
Синяя- мои документы.
Коммунальные платежи в отдельной папке.

[M_C]

Большое спасибо этой теме и марафону по разбору документов!

Но так как я шла и иду не шагами марафона, то отчитаюсь сюда)

раскидала все документы по группам.

Прям-таки на 98 процентов оформила 3 папки

1.общие документы (копия св-ва о регистрации брака, копия о рождении ребенка, копия справки на малоимущество) и там же квартира (кадастровый, техпаспорта,св-во на квартиру, договор на покупку, согласие мужа; коммунальный блок : текущие платежки в УК, текущие платежки + договора на газ и эл.энергию, договор на домофон, акт управляющей о наших проблемах и архив квиточков по годам и внутри скрепочкой по виду платежей)

2. Сделала документы на машину для мужа, там (планиру.тся но дано задание чтобы поскорее сделал копии ву, ТО, страховки и св-ва о собственности на машину, далее налоги, штрафы, сервсиная книжка, чеки на запчасти и ремонтные работы по годам и несколько файлов с поездки на машине в Казахстан (1300 км) в 2011 году

3. Финансы. Папка мужа. Трудовой договор основной, договор на подработку в такси, 2 ндфл текущая, 2ндфл за прошлые 3 года, договор на пенсионный вклад, договор на зарплатную карту, всученная карта росгосстрах-банка при оформлении страховки (конвертик с пином даже не распечатан,но пусть лежит), договора на вклады и карпы еще одного банка



Вот

я думаю когда все завершу я этот пост поправлю и классификацию упорядочу