всем привет! у меня тоже сложности с классификацией документов на работе. я менеджер по рекламе крупного объекта, у меня куча арендаторов, которые там размещают рекламу, соответственно несколько видов рекламы приходится на одного арендатора. в общем не могу систематизировать весь этот хаос!!!!
сейчас есть папки по виду рекламы, но ведь у меня арендаторов куча, а для них документов, расчеты, заявки, их пожелания, их лого и прочее что они присылают, договора, акты, отчеты
я уже зарылась во всем этом объеме информации и документов, рабочий стол напоминает свалку! вот не могу придумать подход как бы все это распихать. и что бы удобно было все найти.
есть еще проблема. когда составляется договор, и потом начинается процесс согласования, договора пересылаются через меня с правками арендатора, а потом наших юристов. вот надо ли все это хранить? а то такое количество папок наплодится
как классифицировать информацию?
- Аленка Иванова
- Большой Птиц
- Сообщения: 12455
- Зарегистрирован: Чт янв 06, 2005 12:57 pm
- Откуда: Город у моря
- Благодарил (а): 8844 раза
- Поблагодарили: 9218 раз
Re: как классифицировать информацию?
Документация вида договоров и логотипов должна храниться отдельно (по клиентам)
Договор подписали? Все бумаги черновые выкидывай, ибо все о чем говорили до и не зафиксировали в договоре не имеет никакой силы.
А заказы (счета, акты, заявки, отчеты, согласования (или копии)) - по видам рекламы, а далее по клиентам.
Приходит к тебе клиент:
К: я хочу у вас рекламу
Ты: договорчик есть?
К: ХЗ
Ты изящным движением руки открываешь реестр договоров и проверяешь:
Ты: Да, два года назад у нас был договор на перетяжечку. *открываешь папку с перетяжками, находишь клиента* Вы даже остались очень довольны! *тыкаешь ему в нос копию благодарственного письма*. Чего изволите?
Как-то так
Договор подписали? Все бумаги черновые выкидывай, ибо все о чем говорили до и не зафиксировали в договоре не имеет никакой силы.
А заказы (счета, акты, заявки, отчеты, согласования (или копии)) - по видам рекламы, а далее по клиентам.
Приходит к тебе клиент:
К: я хочу у вас рекламу
Ты: договорчик есть?
К: ХЗ
Ты изящным движением руки открываешь реестр договоров и проверяешь:
Ты: Да, два года назад у нас был договор на перетяжечку. *открываешь папку с перетяжками, находишь клиента* Вы даже остались очень довольны! *тыкаешь ему в нос копию благодарственного письма*. Чего изволите?
Как-то так
- kittyshark
- Сообщения: 139
- Зарегистрирован: Ср апр 21, 2010 2:16 pm
- Поблагодарили: 4 раза
Re: как классифицировать информацию?
По-моему, какие бы системы каталогизации не поменялись, все равно помойка на рабочем столе неизбежна .
Обычно достаточно того, чтобы возникающие в процессе обсуждения промежуточные варианты хранились в почте, а более-менее финальные, важные, нужно локально сохранять. Еще очень помогает, когда названия файлов всегда делаешь однотипные, например
"- имя клиента-тип документа-дата версии документа". Тогда всегда можно найти файл поиском, и удобно отсортировать кучу, скопившуюся на рабочем стола по названию файла.
для удобства поиска очень советую поставить программу Google Desktop, тогда можно будет быстро найти все файлы, даже если не помнишь, где они лежат.
Обычно достаточно того, чтобы возникающие в процессе обсуждения промежуточные варианты хранились в почте, а более-менее финальные, важные, нужно локально сохранять. Еще очень помогает, когда названия файлов всегда делаешь однотипные, например
"- имя клиента-тип документа-дата версии документа". Тогда всегда можно найти файл поиском, и удобно отсортировать кучу, скопившуюся на рабочем стола по названию файла.
для удобства поиска очень советую поставить программу Google Desktop, тогда можно будет быстро найти все файлы, даже если не помнишь, где они лежат.
- Mako
- FlyBaby
- Сообщения: 158
- Зарегистрирован: Пт окт 02, 2009 5:55 pm
- Откуда: Москва
- Поблагодарили: 1 раз
Re: как классифицировать информацию?
спасибо девочки)))
наша система построения работы далека от совершенства, но мы стараемся решить эту проблему
есть еще одна задача, сроки действия договоров. из-за обилия договоров заключенных в разное время и на разные сроки иногда возникают недоразумения, пока за почти год работы всего 2 раза, но все равно неудобно перед арендаторами было. у нас есть общий файл со всеми данными, номера договоров, срок действия, вид рекламы, но это лишь табличка в экселе, она не напоминает когда стоит позвонить арендатору и напомнить о пролангации или демонтаже рекламы ((((
к сожалению аутлук не возможно применить, точнее можно, но это будет относиться только к моим арендаторам или моему сектору работы, а вот когда я ухожу в отпуск или моя коллега, то обмен информацией затрудняется.
что посоветуете?
вообще раскопать то что было сделано за год и систематизировать сложно. я почту разгребала 3 дня, 10 тысяч писем задача не простая)))) но я справилась, бебистепс
теперь возьмусь за папки на рабочем столе
наша система построения работы далека от совершенства, но мы стараемся решить эту проблему
есть еще одна задача, сроки действия договоров. из-за обилия договоров заключенных в разное время и на разные сроки иногда возникают недоразумения, пока за почти год работы всего 2 раза, но все равно неудобно перед арендаторами было. у нас есть общий файл со всеми данными, номера договоров, срок действия, вид рекламы, но это лишь табличка в экселе, она не напоминает когда стоит позвонить арендатору и напомнить о пролангации или демонтаже рекламы ((((
к сожалению аутлук не возможно применить, точнее можно, но это будет относиться только к моим арендаторам или моему сектору работы, а вот когда я ухожу в отпуск или моя коллега, то обмен информацией затрудняется.
что посоветуете?
вообще раскопать то что было сделано за год и систематизировать сложно. я почту разгребала 3 дня, 10 тысяч писем задача не простая)))) но я справилась, бебистепс
теперь возьмусь за папки на рабочем столе
хочу - творю, а хочу - вытворяю
- Аленка Иванова
- Большой Птиц
- Сообщения: 12455
- Зарегистрирован: Чт янв 06, 2005 12:57 pm
- Откуда: Город у моря
- Благодарил (а): 8844 раза
- Поблагодарили: 9218 раз
Re: как классифицировать информацию?
Чтобы не забывать про пролонгацию договоров, тебе нужно назначить день, когда ты будешь проверять графики.
Например, это можно делать
- по понедельникам
- по вторникам
- по четвергам (в пятницу не эффективно)
- 5-го и 20-го числа каждого месяца (ну или в ближайший рабочий день после пятого и двадцатого)
- в начале каждого месяца
Прогресс не стоит на месте. В продаже столько папок, органайзеров, архивных папок. Ассортимент полок также поражает воображение
Взять тот же настольный перекидной календарь. Отживший свое пережиток "совкового" прошлого? Как бы не так!
В нем удобно делать пометки, отмечать контрольные даты, делать пометки.
Например, это можно делать
- по понедельникам
- по вторникам
- по четвергам (в пятницу не эффективно)
- 5-го и 20-го числа каждого месяца (ну или в ближайший рабочий день после пятого и двадцатого)
- в начале каждого месяца
Если все хранить на рабочем столе - безусловно. Бардак неизбежен.По-моему, какие бы системы каталогизации не поменялись, все равно помойка на рабочем столе неизбежна
Прогресс не стоит на месте. В продаже столько папок, органайзеров, архивных папок. Ассортимент полок также поражает воображение
Взять тот же настольный перекидной календарь. Отживший свое пережиток "совкового" прошлого? Как бы не так!
В нем удобно делать пометки, отмечать контрольные даты, делать пометки.
- Mako
- FlyBaby
- Сообщения: 158
- Зарегистрирован: Пт окт 02, 2009 5:55 pm
- Откуда: Москва
- Поблагодарили: 1 раз
Re: как классифицировать информацию?
спасибо, бум разгребать! а то что приходит сразу сортировать! надо уже и рабочий процесс из хаоса выводить))))
хочу - творю, а хочу - вытворяю
- Mako
- FlyBaby
- Сообщения: 158
- Зарегистрирован: Пт окт 02, 2009 5:55 pm
- Откуда: Москва
- Поблагодарили: 1 раз
Re: как классифицировать информацию?
у меня появились успехи в борьбе с хаосом!!!
и так, как уже говорила огромная круговерть документов по разным поводам и от разных компаний.
бумажную документацию рассортировала по следующему принципу:
- большие компании которые часто и много к нам обращаются выделены в отдельные папки, в папках сделаны разделы по виду запроса (промо, носители, оформление и т.д.)
- сделаны папки по виду рекламы куда раскладываю заявки приходящие от более мелких компаний, разовые запросы
- завела отдельную папку для счетов, где для каждой компании выделен отдельный раздел, зато сразу вижу что они уже просили и до чего договорились по итогу
ну и к сожалению никуда не смогла деться от кучки "текущее", но старательно в конце дня разбираю ее что уже сделано и что необходимо сделать в ближайшее время
так же я навела порядок в почте, разбила входящие на папки заказчиков, подрядчиков и коллег
жить стало проще!!!!
вот пока руки не дошли до компьютера, в принципе я знаю что где лежит, но если уйду в отпуск, то коллеги просто потеряются
у меня еще вопрос, а надо ли сортировать исходящие письма?
и так, как уже говорила огромная круговерть документов по разным поводам и от разных компаний.
бумажную документацию рассортировала по следующему принципу:
- большие компании которые часто и много к нам обращаются выделены в отдельные папки, в папках сделаны разделы по виду запроса (промо, носители, оформление и т.д.)
- сделаны папки по виду рекламы куда раскладываю заявки приходящие от более мелких компаний, разовые запросы
- завела отдельную папку для счетов, где для каждой компании выделен отдельный раздел, зато сразу вижу что они уже просили и до чего договорились по итогу
ну и к сожалению никуда не смогла деться от кучки "текущее", но старательно в конце дня разбираю ее что уже сделано и что необходимо сделать в ближайшее время
так же я навела порядок в почте, разбила входящие на папки заказчиков, подрядчиков и коллег
жить стало проще!!!!
вот пока руки не дошли до компьютера, в принципе я знаю что где лежит, но если уйду в отпуск, то коллеги просто потеряются
у меня еще вопрос, а надо ли сортировать исходящие письма?
хочу - творю, а хочу - вытворяю
- natalja.paschuk
- Сообщения: 10
- Зарегистрирован: Вт авг 17, 2010 11:35 am
- Zaprudnova
- Сообщения: 20
- Зарегистрирован: Вс авг 15, 2010 2:11 pm
Re: как классифицировать информацию?
Может кому поможет моя организация работы (правда хорошо, когда место позволяет).
Я работаю в одной организации, но (как это у нас в России заведено) мы ведем учет сразу в нескольких фирмах.
У меня на работе есть шкаф большой 4 раздвижных створки с полками.
Так вот я для себя разделила, что первая секция - это такая-то фирма, вторая - такая-то, третья - савсем другая ))
Далее на верхних полках у меня хранятся отчеты, за текущий и предыдущий периоды, все остальное за ненадобностью в архиве (где такая же систематизация по стелажам).
На полке ниже хранятся договора с покупателями и поставщиками, договора по аренде, договора по кредитам и займам (все отдельно по поставщикам)
Далее папки с укрупненной текущей документацией: например, папка с банком на текущий период, туда каждый день я подшиваю банк, папка с кассой, туда тоже по мере поступления подшиваются документы ну и т.п.
Еще ниже уровнем совсем текущая документация, которая ведется ежедневно: папка с документами по реализации, по поступлению, по возвратам и т.п.
Отдельно полка с кадрами: там все касающееся ныне работающих людей.
Да, забыла упомянуть, у меня есть еще одна створка, она используется как архив, по каждой организации заведена полка, туда складываю, то что нужно отнести в архив, когда она заполняется и ставить уже некуда, все что там стоит, переносится в архив, там рассортировываю по назначению папок. Так нет необходимости с каждой закончившейся папкой бегать в архив (это кстати в другом корпусе) и если что-то понадобилось не совсем "свежее", то опять таки бегать никуда не надо, все оно под рукой.
Я работаю в одной организации, но (как это у нас в России заведено) мы ведем учет сразу в нескольких фирмах.
У меня на работе есть шкаф большой 4 раздвижных створки с полками.
Так вот я для себя разделила, что первая секция - это такая-то фирма, вторая - такая-то, третья - савсем другая ))
Далее на верхних полках у меня хранятся отчеты, за текущий и предыдущий периоды, все остальное за ненадобностью в архиве (где такая же систематизация по стелажам).
На полке ниже хранятся договора с покупателями и поставщиками, договора по аренде, договора по кредитам и займам (все отдельно по поставщикам)
Далее папки с укрупненной текущей документацией: например, папка с банком на текущий период, туда каждый день я подшиваю банк, папка с кассой, туда тоже по мере поступления подшиваются документы ну и т.п.
Еще ниже уровнем совсем текущая документация, которая ведется ежедневно: папка с документами по реализации, по поступлению, по возвратам и т.п.
Отдельно полка с кадрами: там все касающееся ныне работающих людей.
Да, забыла упомянуть, у меня есть еще одна створка, она используется как архив, по каждой организации заведена полка, туда складываю, то что нужно отнести в архив, когда она заполняется и ставить уже некуда, все что там стоит, переносится в архив, там рассортировываю по назначению папок. Так нет необходимости с каждой закончившейся папкой бегать в архив (это кстати в другом корпусе) и если что-то понадобилось не совсем "свежее", то опять таки бегать никуда не надо, все оно под рукой.
- Zaprudnova
- Сообщения: 20
- Зарегистрирован: Вс авг 15, 2010 2:11 pm
Re: как классифицировать информацию?
Mako может тебе поможет мой совет ?;)
У нас тоже есть договора с клиентами и поставщиками и еще с рабочими срочные договора...
Так вот, что бы не пропустить сроки я завела себе такую привычку:
в конце каждого месяца я составляю себе план на следующий месяц, он лежит у меня на столе на видном месте (под прозрачным стеклом).
В экселе делаю табличку: слева дни месяца 1-30(31), сереньким заштриховываю выходные (т.к. например трудовой договор не может быть продлен в выходной или государственный праздничный день, соответственно надо позаботиться о таком сотруднике заранее), пролистываю папки с договорами и те, у которых сроки подходят именно в следующем месяце вписываю в строчки напротив чисел: что у кого заканчивается и что нужно сделать.
Наступил день, сделал - вычеркнула, есть свободное время ? отлично! сделала что там ближайшее по дням - вычеркнула.
Как то так...
Мне действительно очень помогает следить за сроками чего-либо...
Такой план необязательно делать на каждый месяц по дням, можно также на год по месяцам...
Получается как бы мини-ежедневник только с основными событиями, туда же можно вписывать необходимые дела: например:
20 числа - выставить счета на оплату,
30 числа - заплатить аренду...
У нас тоже есть договора с клиентами и поставщиками и еще с рабочими срочные договора...
Так вот, что бы не пропустить сроки я завела себе такую привычку:
в конце каждого месяца я составляю себе план на следующий месяц, он лежит у меня на столе на видном месте (под прозрачным стеклом).
В экселе делаю табличку: слева дни месяца 1-30(31), сереньким заштриховываю выходные (т.к. например трудовой договор не может быть продлен в выходной или государственный праздничный день, соответственно надо позаботиться о таком сотруднике заранее), пролистываю папки с договорами и те, у которых сроки подходят именно в следующем месяце вписываю в строчки напротив чисел: что у кого заканчивается и что нужно сделать.
Наступил день, сделал - вычеркнула, есть свободное время ? отлично! сделала что там ближайшее по дням - вычеркнула.
Как то так...
Мне действительно очень помогает следить за сроками чего-либо...
Такой план необязательно делать на каждый месяц по дням, можно также на год по месяцам...
Получается как бы мини-ежедневник только с основными событиями, туда же можно вписывать необходимые дела: например:
20 числа - выставить счета на оплату,
30 числа - заплатить аренду...