Оптимизация пространства на работе

[Ma-Mashka]

Из рассылки "365 идей в год по маркетингу, рекламе, ведению бизнеса, менеджменту и консалтингу".
выпуск 7-010

Не нужно? Выкидывайте!

Анекдот
- Можно уничтожить документы из этого шкафчика?
Они ведь уже не нужны.
- Можно. Только сначала сними копии в двух экземплярах.

Чем больше у вас офисной работы, клиентов, информации - тем больше у вас накапливается самых разных бумаг, бумажек и записок. Несколько раз мне доводилось видеть столы в организации как в мультиках, когда требуется показать бюрократизм - заставленными стопками бумаги в десятки сантиметров высотой. Несмотря на приход цифровой эры, меньше бумаг не становится. Их количество только растет. Ведь это раньше машинистке требовалось несколько минут, чтобы напечатать листок текста. А сейчас к вашим услугам высокоскоростные принтеры, способные за минуту напечатать 20, 30 и даже
120 листов. И в отличии от человека, готовые печатать круглосуточно 365 дней
в году. Поэтому в ближайшее время количество бумаг все еще будет увеличиваться.
Как минимум в большинстве организаций. Ну а раз количество бумаг растет, то и
времени на работу с ними требуется все больше и больше. И проблем от бумаг все
больше и больше. В том числе с легкими - ведь чем больше бумаги - тем больше
пыли в воздухе, так как бумага хоть и медленно, но постоянно разрушается, и тонер
также потихоньку отваливается.

Но есть способ, позволяющий уменьшить бумажные завалы. Достаточно простой
и способный помочь каждому. Кому-то радикально. Кому-то только чуть-чуть. Для
этого беря в руки бумагу по необходимости, после работы с ней решите - будет
ли она нужна в дальнейшем или нет? Если будет нужна или вы сомневаетесь в этом
- сохраняйте или делайте то, что надо с ней делать.
Если же твердо уверены, что эта бумага не будет нужна - ВЫКИДЫВАЙТЕ! В уничтожитель,
туалет или сразу в мусорную корзину - решайте сами. Только уберите ее со стола
и из списка претендентов на дальнейшее использование. Нечего быть бумажным Плюшкиным,
если не потребуется - зачем хранить? Или рассчитываете поменять макулатуру на
книги по подписке? Поберегите свое здоровье, нервы и время. Упростите свою жизнь.

[Мотаня]

Про бумажки это точно сказано, но ведь есть и обратная сторона. Нужную информацию всегда нужно куда-то записать и при этом так, чтобы она вся была наглядна и доступна в любой момент, поэтому появляются стикеры, записные книжки, файлики с документами по каждому заказчику. И нагромождение этой полезной, нужной и даже рассортированной (!) информации мешает жить и видеть свободную поверхность стола. Что делать? И куда записывать все то, что нужно, так, чтобы было просто и быстро найти?

[Шиповник]

Мотаня, для папок есть шкафы! Вертикальные и горизонтальные лотки! А для мелких стикеров - удобные пластиковые подкладки на стол с прозрачным верхним слоем - туда их все запихиваем, они на виду, но в порядке.

[Anasty]

НужОн совет. Я собралась переписать нужную инфу из 4-х ежедневников. Надо какой то каталог клиентов составлять. Как это лучше сделать? Кто с этим сталкивался? Есть специальные программы, но мне кажется, что это не совсем удобно, лучше в экселе или в ворде. Посоветуйте, плиз

[Ma-Mashka]

Anasty, а может базу данных в Access?
Я не очень понимаю, какая разница с экселем будет...
Ну там по фильтрам можно будет поиск настраивать. Надо будет только в единой форме все набивать, чтобы искать легче было. У меня стоит телефонный справочник городской, так вот он именно в Access сделан.

[Anasty]

Ma-Mashka, я еще хочу, чтобы не очень трудоемко было. Буду ковыряться

[Ma-Mashka]

Anasty, не получится!
Потом легче будет, если все упорядочишь сначала.
Да ты и сама все знаешь!

[Аленка Иванова]

Anasty, outlook, только не express, а обычный
отличный органайзер
записная книга имеет широкие возможности, в том числе и упорядочивание контактов по категориям (активные клиенты, пассивные, перспектива и т.д.)

[Мотаня]

Anasty
Правда, лучше создать единую базу в Excel или в Access.
Но фильтры и там, и там есть. Главное, чтобы как можно больше столбиков-параметров было, чтобы легче пото искать было. А насчет трудоемкости... но ведь ежедневники все равно переписывать, так что какая разница куда: в электронную таблицу или в другой ежедневник?

[Мотаня]

А вот насчет полок и стеллажей для ращличных папок... в нашем кабинете даже тумбочки нет, не то, что...
Так что вот.

и под прозрачной пленкой на столе у меня куча различных нужных-важных больших табличек, которыми постоянно пользуюсь по работе, так что для стикеров там места нет.
А от монитора они отваливаются...

[Aika]

Мотаня, а стенка есть?
У меня у самой стол большой, а лотков нет и в моменты Икс, часть заметок плавно лепится на стену. (это все дома, не на работе... покупку лотков все откладываю... у меня то много, то ничего)

Anasty, я тоже хотела сказать, что переписывать еще раз в ежедневник, который через год станет неактуальным, кажется лишней работой. В электронной базе безусловно будет удобнее найти нужную инфу. Хорошо если ее с собой носить не надо, конечно, ну или КПК придет на помощь. А если есть страсть к бумажной базе данных, то почему бы ее не завести (отдельно от ежедневника). Со съемными листами и т.д... Но все же с электронной проще, по-моему.

[Шиповник]

Мотаня, знаешь, такие пробковые доски есть на стену. Туда можно бумажки крепить.

[Мотаня]

Вот про доску-это супер!!!
Как я раньше не подумала!!!

Пасиба!!!

[Olgerd]

Я сейчас перешла на другое место работы (по совместительству). Вот уж простор-то где! Такие кипы бумажек, бумажоночек и бумажулечек - просто кошмар! Несколько дней ходила кругами, даже приступить страшно было, не знала с какой стороны подойти. Сегодня успокоилась и решила написать план действий. Так что у меня есть прекрасная возможность проявить накопленный в системе опыт! Надеюсь, что в скором времени все будет в лучшем виде!

[Светлячок]

Голосую тоже за outlook. Открыла для себя в январе этого года. Программа прелесть, где были раньше мои глаза? В календаре составляю планы и делаю отчеты (делаю хронометраж рабочего времени), в задачах - расписала все, что мне требуется от контрагентов и сотрудников (а то некоторым не напомнишь, они и ...), благо там можно разделить по категориям, вот они и есть мои категории
В контактах соответственно контактные телефоны. Заметки правда еще не освоила.

А на столе бумажки - вещь хитрая. Первую неделю в глаза бросается, а на восьмой день из поля зрения как-будто выпадает. Но это, правда, у меня, у других может быть иначе