Возьми под контроль хаос на рабочем столе
Дорогие друзья,
На этой неделе мы поговорим о сбившихся с пути домашних хозяйках (или SHE - Sidetracked Home Executives). Хотя это сообщение не только для них, оно способно помочь в работе всем нам, включая волонтеров, тех, кто работает неполный день, на дому или занимается собственным бизнесом, чтобы быть в состоянии оплачивать свои счета.
Многие из сбившихся с пути домашних хозяек живут двойной жизнью. Но вы же знаете, кто вы на самом деле! Вы - сбившаяся с пути домашняя хозяйка, которая выглядит на работе, как родившаяся с органайзером в руках, и при этом живет дома среди мусора и хаоса. До дрожи в коленках вы боитесь пригласить кого-нибудь с работы к себе домой, потому что тогда ваш маленький грязный секретик раскроют. Такое положение вещей совсем не на пользу вашему здоровью. Стресс давит на вас тяжким грузом. Может, пора уже превратить ваш дом в настолько же чистый и образцовый, как и ваше рабочее место? Многие из сбившихся с пути домашних хозяек имеют талант к точным наукам, в то время как их дом в полном беспорядке. Некоторые пытаются улучшить ситуацию за счет времени своего отпуска, другие – способны преуспеть только на работе, и лишь некоторые из них в состоянии не запускать при этом стирку и готовку без каких-либо проблем. У меня всегда была способность соблюдать равновесие между работой ради оплаты счетов и удовольствием, получаемым от домашней работы.
Мы учим вас, как поладить с собственным домом. Но, что же делать, если оказывается, что вы такие неорганизованные и создающие хаос не только дома, но и на работе? Тогда вам тоже нужна наша помощь. Знали ли вы, что система Флай Леди легко применима и к рабочему месту? Я чувствую, что вы уже в нетерпении ждете от меня подробных объяснений на этот счет.
Дома вы начинаете день с утренней рутины, поэтому и на работе вам нужна рутина «Начало рабочего дня». Назовите её, как пожелаете, она всё равно изменит вашу жизнь. Запишите её на листе бумаги и поместите в папку-файл. Рутину «Конец рабочего дня» поместите на оборотной стороне.
Итак, с чего начинается ваш рабочий день?
Надеюсь, вы начинаете рутину «Начало рабочего дня», выполнив накануне вечером рутину «Конец рабочего дня». Но не стоит начинать делать рутину «Конец рабочего дня» за две минуты до ухода с работы.
1. Протрите рабочий стол и наведите порядок на его поверхности (расставьте по своим местам органайзер, лотки с бумагами, подставки под канцтовары, уберите ручки, карандаши, скрепки и т.п. на место).
2. Начните составлять список заданий на завтра (Ту-Ду лист).
3. Составьте список звонков, которые вам надо будет завтра сделать.
4. Выключите компьютер и прочие электроприборы (чайник, кофе-машину, принтер и т.п.)
5. Соберите все свои вещи, которые нужно забрать с собой. Контейнер для обеда, портфель, работу на дом, удобные туфли и т.п.
6. Проверьте стопки бумаг у себя на столе и разложите их в порядке приоритетности для работы с утра.
7. Выключите свет.
8. Оставьте свой рабочий стол в прекрасной форме, чтобы он гостеприимно встретил вас следующим утром. Это – ваша сияющая раковина. Оглянитесь, покидая рабочее место, и улыбнитесь.
Тогда, придя на работу с утра пораньше, вы будете просто счастливы, видя перед собой не беспорядочную кучу бумаг, канцтоваров и чего-то еще, а свой сияющий рабочий стол.
1. Направляясь на работу, плавно начните переход в рабочий режим. Подумайте о предстоящем рабочем дне и представляйте, что уже выполнили все задания из составленного вами списка (Ту-Ду листа). Если есть такая возможность, принесите с собой цветы и поставьте их в вазу на рабочем столе.
2. Итак, что вы делаете первым делом, как приходите на работу? Готовите кофе или наливаете себе воды и ставите на стол? Не болтайтесь без дела и не сплетничайте. Время для разговоров будет чуть позже. Поздоровайтесь с коллегами и начинайте свой рабочий день сразу же, чтобы не растерять рабочий настрой.
3. Уберите пальто или свитер, в котором добирались до работы (в помещении гораздо теплее). Уберите контейнер с обедом в холодильник.
4. Проверьте свой ежедневник на предмет запланированных встреч и совещаний, сложите в одно место нужные для них материалы и документы.
5. Проверьте электронную почту. Нет, не сразу. Сначала сделайте необходимые звонки и срочные дела из списка заданий (Ту-Ду листа). Время для компьютера еще придет. Звонки и неотложные дела не займут у вас слишком много времени, но их нужно сделать до того, как вы окунетесь в компьютер.
6. Теперь вы можете проверить свой электронный почтовый ящик.
7. Если ваши проекты и задания занимают целый рабочий день, тогда проверяйте почту в начале первого рабочего часа.
8. Просмотрите бумажную почту.
9. В 10 часов утра сделайте маленький перерыв, вдохните глубоко и сделайте, не вставая с кресла, несколько упражнений (потяните руки и ноги, покрутите запястьями и лодыжками). Если есть такая возможность, выйдите на улицу и подышите свежим воздухом.
Вы сами знаете, в каком порядке и что из рутины «Начало рабочего дня» нужно делать на работе. Приспособьте свою рутину к требованиям вашего начальства. Если выше вас начальника нет, то сконцентрируйтесь на том, что имеет для вас больший приоритет.
Давайте теперь подумаем о вашем рабочем столе, кабинете или кабинке (рабочем уголке). Самое время разделить их на зоны.
1. Зона 1: ваши файлы и папки
2. Зона 2: поверхность стола, лоточки с входящей и исходящей документацией
3. Зона 3: тумбочка слева от стола
4. Зона 4: тумбочка справа от стола
5. Зона 5: дополнительный рабочий столик (с ящиками или без) позади вас и полки над вашей головой
Может быть, на вашем рабочем месте не в точности такая мебель, но картина, думаю, ясна. Примените эту схему к вашему рабочему месту. И скоро вы с удовольствием будете проводить по 15 минут каждый день в одной из зон вашего рабочего места, поддерживая всё, что вас окружает, в чистоте, порядке и рабочем состоянии.
В ПОНЕДЕЛЬНИК УТРОМ после выполнения рутины «Начало рабочего дня», взгляните на события предстоящей недели и уделите несколько минут тому, чтобы расставить приоритеты между вашими целями на неделю. А потом приступайте к работе над этими самыми целями.
ВТОРНИК: пообедайте с кем-нибудь из друзей; побалуйте себя чем-то приятным. Вы заслуживаете собственной заботы, поэтому уделите себе немного внимания. Получите удовольствие!
СРЕДА: это ваш День неотложных дел. Возьмитесь, наконец, за дела, выполнение которых откладывали с начала недели и вычеркните их потом с чистой совестью из своего списка заданий (Ту-Ду листа). Вы знаете, что речь о тех делах, которые каждый день появляются в начале списка заданий, но к вечеру остаются на прежнем месте не зачеркнутыми и кочуют в список заданий на следующий день. По крайней мере, сделайте одно из таких дел. Груз ответственности и чувство вины улетучатся, и вы сразу почувствуете себя лучше и спокойнее. Также в среду пошлите коллегам записки с благодарностью за помощь. Держите у себя на столе блокнот с симпатичными отрывными страничками для этих целей.
ЧЕТВЕРГ: проверьте свои рабочие инструменты, канцтовары и т.п. Наведите в них порядок или пополните их запасы у того, кто у вас на работе этим заведует. Так вы можете быть уверены, что не останетесь посреди рабочего дня с одной-единственной ручкой, в которой внезапно в самый неподходящий момент закончились чернила.
В ПЯТНИЦУ устройте Еженедельный час благословения офиса. Протрите пыль с рабочих поверхностей, чтобы утром в понедельник вы могли прийти на опрятное рабочее место. Посмотрите на ваше расписание и дела, запланированные на предстоящую неделю. Потратьте не больше 10 минут на уборку и около 5 минут на работу с календарем на следующую неделю.
Теперь вы видите, как можно приспособить систему Флай Леди для вашего рабочего места. Это займет всего несколько минут, но позволит оставаться вашему офису в порядке и в постоянной рабочей готовности. Вы можете это сделать.
Но, что я слышу? У вас остался вопрос, что же делать с теми кипами бумаг, которые копятся целый день на рабочем столе? Ведь телефон почти постоянно звонит, и есть масса срочных дел! Я знаю, что обыкновенная неспособность завершить начатое дело может вывести вас из себя, особенно если телефон зазвонил как раз тогда, когда вас озарила ценная мысль, а чтобы записать ее, нет времени. Бумаги на столе, кажется, начинают жить своею жизнью. И как же нам решить эту проблему? В прошлом году я дала паре знакомых социальных работников несколько советов на этот счет.
Придумайте себе какую-то форму, которую будете использовать во время телефонных переговоров. Используйте форму, напечатанную на чистом листе, с базовым списком вопросов, которые вы обычно задаете по телефону, а также пустыми строками для дополнительной информации. Сделайте бланки с формами на цветной бумаге, чтобы вы легко могли найти их, не тратя на это драгоценное время. Выберите для бланков свой любимый цвет, или просто яркий цвет (чтобы их было хорошо видно среди других бумаг).
Дата: ____________ Время звонка: ______________
Кто звонил: ______________ Номер телефона: ______________
Что было нужно: __________________________________________
К какому сроку: __________________________________________
С кем связаться: __________________________________________
Прогресс выполнения: __________________________________________
Выполнено: ______________ (ЗДЕСЬ ВЫ СТАВИТЕ КОНТРОЛЬНУЮ ОТМЕТКУ!!! И КРУЖОЧЕК НА ОБОРОТЕ ДЛЯ ОТЛИЧНО ВЫПОЛНЕННОЙ РАБОТЫ)
Если у вас есть отдельная папка для того, с кем состоялся телефонный разговор (частного лица или организации), прикрепите форму к лицевой стороне папки и поместите прямо перед собой. Так вы не позволите скопиться стопкам бумаг на вашем столе. А я знаю, что это как раз то, чего вы хотели добиться! Я понимаю, что, возможно, как только вы повесите трубку, телефон зазвонит снова, но возьмите перерыв хотя бы на 30 секунд по окончании разговора, чтобы сделать что-то неотложное, или попробуйте делать, что возможно, параллельно с телефонным разговором. После выполнения задания, поместите лист с результатом выполнения задания в папку-файл, чтобы иметь документ, подтверждающий вашу работу.
Это принцип «СДЕЛАЙ ЭТО СЕЙЧАС» или «МЕТОД: ПРЯМО СЕЙЧАС ЭТО СДЕЛАТЬ ЛЕГЧЕ». Затем вы можете закончить с другими небольшими делами, прежде чем приступите к новому проекту (большому заданию). Только выполняя по одному заданию за один промежуток времени, вы сможете оставаться в системе и не сойти с дистанции. А это обычно проблематично, если на столе полный хаос, и вы не знаете, за какое дело хвататься и пытаетесь делать всё и сразу.
Вот всего лишь несколько советов, которые, тем не менее, вполне могут помочь решить проблемы на вашем рабочем месте. Я понимаю, что не описала здесь досконально всех вопросов, которые могут влиять на ваше продвижение в работе. Если вам требуется дополнительная помощь, читайте книги Сьюз Орман «Девять шагов к финансовой свободе» (есть издание на русском языке) и «Смелость быть богатым»(не переведена на русский язык). Она учит нас содержать наши рабочие места и рабочие столы в полном порядке, поскольку этим вы выражаете свое уважение к деньгам, которые зарабатываете. А когда мы уважаем заработанные деньги, это приносит дополнительные деньги в нашу жизнь. У нее есть множество отзывов, подтверждающих, что ее система работает. Члены сообщества Флай Леди могут подтвердить влияние нашей системы на их жизнь. По мере того, как они избавляются от мусора на рабочих столах, они приобретают деньги, драгоценности и другие ценные вещи. Даже дела в их собственном бизнесе начинают идти в гору, потому что они изменили свое отношение к себе и своим деньгам. Больше чеков появляется в их почтовых ящиках. Просто попробуйте так сделать, если не верите мне, и докажите, что Сьюз и я ошибаемся.
А вы готовы летать на работе?